Af Cameron Jones, 6/3 2020, oversat og redigeret 12/3 2020
Med regeringens melding om lukkede skoler, institutioner og foreningsaktiviteter får vi brug for at kunne arbejde effektivt – hjemmefra.
Her har vi samlet gode redskaber og nye tiltag fra vores donationspartnere, der kan hjælpe jeres organisation, hvis I arbejder hjemmefra. De ressourcer, vi præsenterer (hvoraf de fleste er gratis), er muligheder, der kan implementeres relativt hurtigt, med lidt eller ingen ekstern IT-support og med et fokus på fjernkommunikation og informationsdelingsløsninger.
Kommunikationsløsninger for medarbejdere, der arbejder hjemme
De fleste organisationer arbejder nu med cloud-baseret e-mail, fx Office 365 og G-mail. Hvis du bruger enten Office 365 Nonprofit eller G Suite til nonprofitorganisationer, har I allerede gode forudsætninger for at arbejde hjemmefra. Begge løsninger har fantastiske kommunikations- og samarbejdsfunktioner, som du nemt kan aktivere:
Office 365-brugere: Microsoft Teams
Microsoft Teams er inkluderet i alle Office 365 Business- og Enterprise-licenser og kan bruges til:
· Samarbejde i dokumenter
· Deling af filer
· Chat med kollegaer eller specifikke grupper
· Afholdelse af møder
· Oprettelse af kanaler til at rumme specifikke arbejdsgrupper - som kan indeholde dokumentlagring, chatfunktionalitet og delte noter
Hvis du vil vide mere om Teams og hvordan man indstiller og bruger det, har TechSoup Courses et gratis kursus om, hvordan man bruger Microsoft Teams i vores Digital Skills Center:
· Introduktion til Microsoft Teams
Microsoft har også for nylig offentliggjort et blogindlæg om brug af Teams i disse udfordrende tider.
G Suite til nonprofitorganisationer
Hvis du allerede bruger Nonprofit G Suite Basic, har Google netop annonceret, at de gør Google Hangouts Meet's premium-funktionalitet gratis tilgængelig indtil 1. juli. Dette inkluderer muligheden for at være vært for virtuelle møder for op til 250 personer og live-streaming til op til 100.000 seere gratis.
Muligheder for ikke-brugere af Office 365 eller G Suite, der er hurtige og lette at opsætte
Zoom er en video- og lydkonferenceplatform, der muliggør både enkle online møder og gruppemeddelelser. Personalet kan deltage i Zoom-møder fra både mobile enheder og bærbare eller stationære computere. Her er et blogindlæg om nogle nyttige tips og tricks til at få mest muligt ud af Zoom til din organisation.
Workplace fra Facebook er en anden mulighed, der er gratis for nonprofitorganisationer. Det ligner en intern Facebook bare for dig, dine ansatte og frivillige, men det er i en separat applikation fra dine personlige Facebook-konti. Workplace er designet til at hjælpe teams med at kommunikere, dele og træffe beslutninger sammen i et sikkert og privat rum online, der er uafhængig af de platforme du bruger til e-mail og dokumentlagring. Her er et nyligt blogindlæg fra folk på Workplace, der fremhæver, hvordan dette værktøj kan bruges til at holde forbindelsen under COVID-19-udbruddet.
Slack er et populært kommunikationsværktøj, der hjælper med at holde din organisation forbundet, via direkte meddelelser og gruppemeddelelser, sammen med "kanaler", der kan bruges til at centralisere diskussioner om specifikke emner. En gratis version af deres standardplan er tilgængelig for organisationer med færre end 250 ansatte.
Dokumenthåndtering og samarbejde til fjernarbejde
At arbejde med eksternt personale handler også om at være i stand til let at dele og fælles-redigere dokumenter i realtid, hvilket kan være kritisk for at få projekter udført eller få forslag ud ad døren. Igen, hvis du allerede har Office 365 eller Google til nonprofitorganisationer, har disse løsninger indbygget dokumentlagrings- og samarbejdsværktøjer, og du skal bare aktivere dem.
Office 365-brugere
Office 365 leveres med mange muligheder for opbevaring og deling af cloud-dokumenter. Du kan også udnytte OneDrive, som er et online mappesystem til fillagring. Dette kan være nyttigt, hvis du prøver at sikre, at du har adgang til de dokumenter og filer, du har brug for, hvis du arbejder hjemmefra. TechSoup Courses har et introduktionskursus til OneDrive, der er gratis for nonprofitorganisationer. Dette er en af de hurtigste måder at få dokumenter i skyen på, så du kan få adgang til dem hvor som helst.
For at samarbejde om filer og dokumenter kan du bruge Microsoft Teams (som nævnt ovenfor) eller Microsoft SharePoint-websteder. SharePoint kræver en smule mere konfiguration, men det kan være nyttigt, især hvis du vil dele dokumenter med eksterne partnere.
G Suite til nonprofitorganisationer
For G Suite-brugere eller for dem, der ikke bruger G Suite, inkluderer det gratis Google til nonprofitorganisation Google Drive Basic, en forretningsversion af Google Drev, der giver dig mulighed for at indstille delings- og adgangstilladelser. Dette kan bruges af enhver organisation, også selvom du bruger Office 365, og det er en hurtig måde at oprette et dokumentlager i skyen.
Box
Box er en anden god mulighed for små organisationer (der har brug for 10 eller færre licenser), som ønsker at flytte dokumenter hurtigt i skyen. Box er relativt let at få opsat, men hvis du har brug for hjælp, er der to muligheder for dig:
· Box Coaching Corps er tilgængeligt for at hjælpe små organisationer, der har brug for hjælp til at oprette Box.
Adgang og tilladelser
For enhver online dokumentopbevarings- og samarbejdsløsning skal du tage et øjeblik til at tænke over den adgang og de tilladelser, du ønsker på forskellige mapper, især hvis du har at gøre med følsomme data om donorer eller brugere, der kræver overholdelse.
Hos TechSoup er vores mission at hjælpe dig med at udføre din mission. Kontakt os gerne, hvis du har spørgsmål.
Yderligere ressourcer
· Se ICTworks 'råd om afholdelse af en virtuel konference'.
· Forstå de videokonferenceværktøjer, der er tilgængelige for din nonprofit.
· Begynd at tænke uden for boksen om kommunikations- og samarbejdsværktøjer.
· Her er nogle vigtige tips til at arbejde hjemmefra til din almennyttige organisation.