Microsoft Office 2019 v. Office 365

Overvej følgende faktorer, når I vælger jeres Microsoft Office produkt:

Nick Mediati and Neetu Rohith

June 11, 2019 (Oversat fra engelsk 21/11/2019) 

Microsoft tilbyder to forskellige måder at tilgå deres produktivitetsværktøjer: abonnementsløsningen Office 365, og on-premises versioner af Office 2019. I følgende artikel gennemgår vi de to muligheder, så I kan finde den rette løsning for jeres organisation.    

Hvad betyder "On-Premises" og “sky” egentlig?

Som udgangspunkt refererer “on premises” til software, om er købt per licens og installeret på enkelte computere. Den traditionelle softwaretilgang: Man køber en licens, får en cd med software til installation (eller, sandsynligvis, man bliver henvist til et sted, hvorfra man kan downloade softwaren), så kan man installere softwaren ifølge licensrettighederne – for Office skal man købe en licens for hver computer, som man ønsker software til. De kendte Microsoft Office produkter, såsom Office 2019, hører under on-premises paraplyen.          

Skybaserede produkter er abonnementsbaserede versioner af software. Disse kaldes ”tjenester” og købes på abonnementsbasis. Såfremt man betaler gebyrerne får man softwaren, i overensstemmelse med licensvilkårene. Typisk får man alle opdateringer- fra reparation af mindre fejl og sikkerhedsopdateringer, til store opgraderinger – så længe man abonnere.       

Skyen refererer til apps og tjenester, som er fuldstændige online. Webmailtjenester er ét eksempel – man bruger dem kun i gemmen en web browser, i stedet for at installere software på computeren. Disse tjenester er nogle gange gratis, men der findes ofte også betalingsversioner. Betalingsversionerne fungerer ofte på abonnementsbasis – man har adgang så længe man betaler. 

Mange abomomenter tilbyder bade skrivebords- og skyversioner, som er fuldt funktionele med internetforbindelse. Sådan er det med Office 365. 

Afhængigt af jeres Office 365 plan kan I tilgå Office apps, som I kan installere på op til fem enheder, inklusiv computer og mobilenheder. Derudover har I adgang til en bred vifte onlinetjenester, som web-versioner af Outlook, Office Online (udgaver af Word, Excel, osv.), som kan bruges online og OneDrive.

Der kan også samarbejdes mellem online- og skrivebordsversioner. Eksempelvis kan man oprette et dokument i Word til Mac, gemme det i OneDrive, og arbejde videre på det i Word Online.  

Sammenlign Office 2019 pakker og et Office 365 abonnement

Vælg den rette løsning

Der er flere faktorer at overveje, når man skal vælge den rigtige Office løsning: købsprisen, vedligeholdelsen, opgraderingsmuligheder, osv. Her gennemgår vi nogle af nøglefunktionerne for både Office 365 og Office 2019.

Office 365

Fleksible licensmuligheder: Microsoft tilbyder flere forskellige Office 365 planer for NGO’er, og I kan finde den rette for jeres organisation.

Alle Office 365 Nonprofit planer tilbyder adgang til mail, onlinelagering og deling, online webapps og yderlige funktioner, som muliggør samarbejde for jeres medarbejdere.

Office 365 Nonprofit Business Premium, E3, or E5 planer inkludere adgang til Office apps til Windows, macOS, Android, og iOS. Yderlige funktioner er også tilgængelige, afhængigt af jeres plan.

I kan også ”bland selv” og tilpasse planen efter de enkelte medarbejders behov. Eksempelvis er en gratis udgave måske oplagt for deltidsmedarbejdere, mens fultidsansatte har brug for den fulde skrivebordsversion.

Læs om Office 365 Nonprofit planer for nonprofits.

Forenklet styring og vedligeholdelse: Office 365 indeholder funktioner, som hjælper med at styre organisationens Office brugere, sådan, at I nemt kan tilføje, fjerne og administrere Office 356 konti. Nogle Office 365 planer indeholder Microsoft Enterprise Mobility + Security, værktøjer som hjælper med at forenkle datasikkerhed og burgerstyring på tværs af enheder.

Office 365 planer inkludere også OneDrive dokumentlagering, såvel som mailhosting. Maillhosting betyder at Microsoft lager jeres mails, så I ikke skal have jeres egen server eller bruge jeres personlige mailkonti. For mindre organisationer kan denne være en mere sikker løsning, end selv at skulle styr et mailsystem. Med OneDrive lagering kan I nemt og sikkert have jeres dokumenter ét samlet sted-- dele, samarbejde og tilgå dokumenter hvor som helst.     

Abonnementer baseret på brugere, ikke computere: Med Office 365 bestiller man abonnementer, også kaldt ”pladser”, for hver Office 365 bruger i organisationen. Med betalte planer kan hver bruger downloade og installere Office apps på op til fem enheder, herunder barbarer, stationær computere, tablets og smartphones. Således kan man arbejde fra den fortrukne enhed.    

Det afviger fra den traditionelle Office 2019 tilgang, hvor man bestiller licenser, som er koblet til en bestemt computer 

Vælg med omhu, hvis I ikke kan bruge webapps: Hvis jeres internetadgang er begrænset, skal I være sikker på at vælge en Office 365 plan, som indeholder skrivebodsversioner af Office apps, udeover webapps. Disse installerede apps kan man bruge offline, men man skal oprette forbindelse til Internettet én gang hver 30. dage med Office 365. Er det ikke muligt, er Office 365 måske ikke den oplagte løsning for jer. Overvej i sted Office 2019 pakken.   

FÅ OFFICE 365

Office 2019

Betal én gang, brug for evigt: I modsætning til Office 365 planer, som man betaler for på månedensbasis, er en Office 2019 licens evigvarende. Efter I køber den, kan I bruge 2019, i overensstemmelse med de gældende vilkår, så længe man ønsker det. Denne er er måske en bedre løsning, især for mindre organisationer, eller hvis man kun har brug for grundliggende funktionalitet.     

I får opdateringer så længe at, Office 2019 er den aktuelle udgivelse. I vil også forsat modtage vigtige sikkerhedsopdateringer I en periode efter Office 2019 udgår.

Ulempen er at I skal betale for den næste store Office udgivelse, og efter nogle år stopper Microsoft med at udgive fejlreparationer eller sikkerhedsopdateringer for ældre versioner af Office. Derudover skal I styre evt. fejlreparationer eller sikkerhedsopdateringer manuelt. Medmindre I opdaterer softwaren regelmæssigt kan I risikere at have usikker eller inkompatibel software.      

Konsistens på tværs af organisationen: At vælge én udgave af Office 2019 på tværs af jeres organisation kan forenkle udrulningen af Office, da der kun er én udgave at opdatere og vedligeholde.  

Mindre integration med skytjenester: Selvom Office 2019 apps interagere med Microsofts skytjenester, som OneDrive, er oplevelsen ikke lige så fuldkomne. Man kan eksempelvis gemme en fil på en personlig OneDrive, men man har ikke adgang til Office Online webapps. Man kan heller ikke arbejde ligeså nemt på tværs af enheder, som man kan med Office 365.   

Tilføj apps efter behov: Hvis et program, som Microsoft Access, ikke hører med jeres udgave af Office 2019, kan disse yderlige licenser nemt tilkøbes.

Installation kræver noget kunnen: Med Office 2019, har Microsoft ændret download- og installationsprocessen. Den er ikke nødvendigvis svært, hvis man er skærp til IT, men det tager tid. Find vores installationsvejledning her.

Dækkede af Microsoft Software Assurance: Office 2019 products fra TechSoup er dækkede af Microsoft Software Assurance i to år. Hvis Microsoft lancerer en ny stor version af Office indenfor to år af jeres første bestillinger, kan I måske få en gratis opdatering.

 FÅ OFFICE 2019

Skyen er vejen frem

Trenden er klar: Tech-verdenen bevæger sig mod skybaseret software, med alle dens fordele og ulemper. Eksempelvis, har Adobe flyttet de fleste af deres produkter over til skybaserede løsninger, med Adobe Creative Cloud og Adobe Document Cloud.

Microsoft har ikke offentliggjort hvorvidt Office 2019 bliver deres sidste on-premises udgave af Office, men vi ved, at mentaliteten lige nu er “cloud-first”, så spørgsmålet er snarere hvornår end hvis. 

Overvej dette, når I vælger

Som udgangspunkt hvis man skal have adgang til alle programmer og have fuld funktionalitet på flere enheder, er en betalte Office 365 Nonprofit plan jeres bedste mulighed. Det er den eneste mulighed, som tilbyder løbende opdateringer og opgradering med lave omkostninger. I kommer dog muligvis til at betale for programmer I aldrig bruger. Hvis det ikke er et problem at arbejde i webbaserede apps, er en gratis Office 365 plan måske værd at overveje. 

Office 2019 er den bedste løsning for jer, som kun har brug for grundliggende funktionalitet på én PC eller Mac. Du får adgang til must-programmer, såsom Word, Excel, PowerPoint og Outlook. Det er ikke nødvendigt at have internetadgang, for hverken installation eller brug, så hvis der er begrænset internetadgang er denne den bedste løsning for jer. Men de enkelte licenser kan være dyre, og man skal betale for nye opdateringer og support.