Dette er en guide til dig, der vil hjælpe din forening, fond eller selvejende institution med at anvende Microsofts cloud-tjenester, som fx Microsoft 365 eller Office 365.
Hvad er Microsoft 365 / Office 365?
Microsofts cloud-tjenester Microsoft 365 og Office 365 kan anvendes til fx organisationens mails, filopbevaring eller onlinemøder. I kan oprette domænespecifikke mailadresser, gemme og dele jeres dokumenter i OneDrive eller Sharepoint og samarbejde eller holde møder online med Microsoft Teams. Derudover kan I anvende cloud-versionerne af programmer som Word, Outlook og Excel. Visse licenser giver jer også ret til at downloade Officepaken og installere programmer som Word, Outlook og Excel på op til fem forskellige enheder (fx PC, mobil eller tablet) per bruger.
Microsoft 365 og Office 365 findes i en række forskellige versioner og til forskellige priser for civilsamfundsorganisationer, fx Microsoft 365 Business Premium, der både giver jer adgang til cloud-tjenesterne og til at downloade Officepakken, og som er doneret op til 10 licenser for ansat personale og bestyrelser. I denne artikel kan du læse mere om de forskellige licenstyper og se vores gode råd til at vælge licens.
Hvordan gør vi for at komme igang med Microsoft 365 eller Office 365?
Følg disse trin for at komme i gang:
TRIN 1: ANSØG OM EN KONTO
For at benytte Microsofts cloud-tjenester skal i bruge en såkaldt Microsoft for Nonprofits-konto hos Microsoft. Det er denne konto, I skal bruge for at tilgå jeres licenser med rabat eller som donation, ligesom det er her, I administerer jeres organisations brugere og licenser.
OBS: Denne konto er ikke den samme som din TechSoup-konto - men godkendelseskriterierne er tilsvarende. Det betyder, at hvis din organisation er godkendt til Microsoft på TechSoup bør jeres Microsoft-konto også blive det.
Almindelige spørgsmål i ansøgningsprocessen:
Du ansøger direkte hos Microsoft, men somme tider kontakter organisationer os på TechSoup med spørgsmål om processen. De spørgsmål, vi oftest får, er:ansöker hos Microsoft, men ibland kontaktar organisationer oss med frågor till processen. Det vi oftast får frågor om är:
Hvad gør vi, hvis vi allerede bruger Microsoft 365 og har en tenant?
Hvis din organisation allerede benytter Microsoft 365 eller Office 365 på kommercielle vilkår (dvs. hvis I allerede har en såkaldt tenant), skal I ikke oprette en ny konto. Log ind med jeres eksisterende konto via linket for at ansøge med jeres nuværende konto og beholde jeres opsætning.
Hvorfor er formularen på engelsk, og hvordan skal jeg udfylde den?
Når du ansøger er formularen på engelsk. Det betyder ikke, at de programmer, I får adgang til, er på engelsk - disse findes på dansk.
Det meste er nemt at udfylde, fordi I ikke skal skrive en decideret ansøgning, men blot udfylde data om organisationen (fx organisationens navn og mailadresse). De felter, vi sommetider får spørgsmål om, er:
Legal identifier og regulatory body: I Danmark er legal identifier jeres CVR-nummer, og regulatory body er Erhvervstyrelsen.
Operating Budget: Jeres årlige budget, dvs. det, som organisationens samlede aktiviteter koster i løbet af et år.
Mission Statement: Organisationens formål. Kopier gerne fra organisationens vedtægter, også selv om vedtægterne er på dansk.
TRIN TO: VENT PÅ JERES GODKENDELSE
Når du har udfyldt formularen skal du afvente, at jeres konto bliver godkendt. Ind i mellem sker det næsten med det samme, men det kan tage op til 10 dage. Hvis der er brug for yderligere information i behandlingen af jeres ansøgning, vil du blive kontaktet via mail - og godkendelsen vil først komme, når du har svaret på evt. beskeder om, at der er brug for yderligere information.
Når valideringsprocessen er afsluttet vil du modtage en mail fra Microsoft, der meddeler dig, om kontoen kan godkendes.
Almindelige spørgsmål om godkendelse:
Vi blev ikke godkendt, hvorfor?
Hvis din organisation ikke er blevet godkendt kan det skyldes:
Organisationsform: organisationer, der er registreret som foreninger, selvejende institutioner eller fonde kan godkendes, men hvis I fx er en socialøkonomisk virksomhed registreret som ApS eller en F.M.B.A, vil I ikke kunne godkendes.
Aktiviteter/formål: Microsoft prioriterer sin støtte til visse aktiviteter/formål. En meget stor del af de foreninger, selvejende institutioner og fonde, der findes i Danmark, har formål som Microsoft støtter - men hvis din organisation fx er en grundejerforening, arbejder med lobbyisme eller er et idrætsforbund, vil I ikke kunne godkendes (lokale amatøridrætsforeninger, der hører under et idrætsforbund, kan oftest godkendes). Du kan læse mere om Microsofts godkendelseskriterier og hvilke formål, der støttes her (klik på Mission i pkt. 1).
TRIN TRE: KØB LICENSER
Hvis jeres konto bliver godkendt, betyder det, at I kan købe licenser med rabat eller som donation til brug i organisationen. Købsprocessen er også nødvendig for donerede licenser, selv om de er gratis.
Der er to måder at købe licenser.
1. Køb direkte hos Microsoft ved at logge ind på admin.microsoft.com og gå til Fakturering > Køb tjenester. Du skal være en såkaldt Global admin på jeres konto for at kunne købe licenser - hvis det er dig, der har ansøgt, bør du automatisk være Global admin.
2. Køb hos en forhandler som er godkendt til at sælge nonprofit-licenser. TechSoup er en sådan forhandler, og hvis du vælger at købe dine licenser gennem os, kan vi hjælpe dig med købsprocessen og rådgive om valg af licenser.
KØB DINE LICENSER HOS TECHSOUP DANMARK
Almindelige spørgsmål om køb af licenser
Hvor er det billigst at købe sine licenser?
Uanset, om du køber hos Microsoft eller hos TechSoup Danmark, får du jeres licenser til nonprofit-priser. Og donerede licenser er altid gratis! Det er med andre ord ikke prisen, der bør afgøre, hvordan I vælger at købe jeres licenser.
Hvad koster de forskellige licenstyper?
Det findes en del forskellige licenser at vælge mellem, og prisen varierer fra helt donerede licenser som Microsoft 365 Business Premium (op til 10) eller Microsoft 365 Business Basic til større licenspakker som fx Enterprise-licensen Microsoft 365 E5, der koster 158,30 kr.om måneden. Prisen afhænger af, hvad licensen indeholder.
Hvem i organisationen kan benytte donerede licenser og licenser med rabat?
Når I vælger licenser bør I tænke på, hvem i organisationen, der skal benytte licensen. Microsofts donerede licenser, som fx Microsoft 365 Business Premium eller Basic, kan benyttes af ansat personale og bestyrelsen, mens licenser med rabat også kan anvendes af andre frivillige. Du kan læse meget mere om Microsofts kriterier her - i punkt 3. Dette er ligeledes noget, vi på TechSoup gerne rådgiver om som en del af vores licensrådgivning.
Har du brug for yderligere information inden, du vælger licens?
TechSoup Danmark rådgiver gerne om valg af licens. Denne artikel kan også være en hjælp.
TRIN 4: BEGYND AT BRUGE JERES LICENSER
Når I har en konto og har købt licenser er I klar til at bruge Microsoft 365 (eller Office 365, hvis det er den licenstype, I har valgt).
Du kan - hvis du er global admin for din organisation - administrere jeres brugere og licenser på admin.microsoft.com. Her kan du oprette brugere, altså mailadresser, og du kan tildele licenser til jeres brugere.
Hvis du fx vil begynde at bruge en Microsoft 365 Business Premium-licens er her en kort beskrivelse af processen:
1. Log ind på admin.microsoft.com
2. Opret en bruger
3. Tildel brugeren en licens
4. Bed brugeren om at logge ind på portal.office.com for at benytte cloud-tjenester og downloade Officepakken, der er en del af denne licenstype
Almindelige spørgsmål om at begynde at bruge sine licenser
Er det nædvendigt at migrere vores mails?
Vi får mange spørgsmål om, hvorvidt det er nødvendigt at migrere sine mailadresser. Hvis I fx har anvendt en anden tjeneste til emails (fx Google), og hvis I fortsat vil benytte de samme mailadresser og kunne tilgå gamle mails, kan det være nødvendigt med en migration. Kontakt os gerne for rådgivning om dette.
OBS: Hvis organisationens mailadresser er en del af et kommercielt Office 365-abonnement kan du søge om, at denne konto bliver godkendt, i stedet for at oprette en ny konto (se trin 1 i denne guide). Så er det ikke nødvendigt at migrere jeres mails, men i kan i stedet ændre licenser for de eksistereden brugere.
Kan jag oprette domænespecifikke mailadresser?
Hvis din organisation har et domæne kan du tilføje det på admin.microsoft.com for at kunne oprette domænespecifikke mailadresser. Her ser du Microsofts information om hvordan du gør det.
Hvordan køber vi flere licenser?
Hvis I skal bruge flere licenser kan de købes på samme måde som de første licenser, I købte. Hvis du har købt direkte hos Microsoft, så gå til admin.microsoft.com > Fakturering > Køb tjenester. Hvis I har købt via en forhandler, kontakt denne (hvis du har købt hos os på TechSoup kan du bruge din Cloud Manager, som du finder på din TechSoup-konto).
Hvad betyder det, at vi skal bruge mindst 85% af vores licenser?
Hvis I benytter donerede licenser skal I aktivt anvende mindst 85% af licenserna. Det betyder, at mindst 85 % af de brugere, der har en tildelt doneret licens, skal tilgå en af de tjenester, der er en del af licensen, mindst hver tredje måned. Hvis licensen er købt, men ikke tildelt en bruger, er den ikke omfattet af kravet. Det, der sker, hvis I ikke lever op til kravet, er i første omgang, at Microsoft kontakter jer
Nyttige links:
Microsofts godkendelseskriterier; se fx hvem i organisationen, der kan anvende de forskellige licenstyper
TechSoup Courses; se fx vores kurser om, hvordan man bruger Teams eller Excel
