Hvorfor skal jeres NGO overveje projektstyring?


Stephen Jackson and Baily Maples                                                                                                                                                               

Januar 17, 2019 (oversat fra engelsk 21-11-2019)

Begynder tankerne at vandre, når nogen nævner projektstyring? Du er ikke den eneste.   

Men sandheden er, at udviklingen af et robust system for opgavestyring er én af de vigtigste grundelementer for en succesfuld NGO. Faktisk gør I nok nogle af tingene inden for projektstyring allerede – men I har måske ikke defineret rammerne.    

At indføre et særskilt projektstyringssystem – eller at forbedre et eksisterende ét – bør være en vigtig prioritering for jeres organisation. Ligegyldig hvor stor NGO’en er, så er fordelene ved at effektivisere jeres projektstyring langt flere, end ulemperne ved at skulle indføre et nyt system.   

Ovenikøbet findes der stærk projektstyringssoftware i dag. Faktisk kan TechSoup nu med glæde annoncere, at Asana er blevet en del af vores produktkatalog – mere om det senere – nu vil vi gerne vise jer, nogle af de grundlæggende elementer ved projektstyring, og illustrere, hvordan en smule projektstyring kan gøre en stor forskel for jeres organisation.      

Hvad er projektstyring?

Project Management Institute (PMI) definerer et "projekt" som en "midlertidig opgave, som udføres for at realisere ét specifikt produkt, tjeneste eller resultat.” Ved hjælp af dette vidt begreb kan I begynde at se, hvor mange projekter, I har gang i på et givet tidspunkt, herunder:

  • Indsamling/fundraising
  • Markedsføringskampanger
  • IT udrulning eller opgradering
  • Kontorflytning
  • Undersøgelser og research    

Sådanne projekter kræver typisk samarbejde mellem flere afdelinger og kan involvere mennesker, som typisk ikke arbejder sammen. Selvom PMI kalder et projekt for en ”midlertidig opgave”, så kan de samme strategier være en stor hjælp, når de er anvendt i dagligdagen, som i udgivelsen af en ugentlig nyhedsbrev. Faktisk så kører TechSoups markedsforingsafdeling alt – fra opdateringer på social media, til grafiskopsætning og denne artikel – i gennem vores projektstyringssystem.          

Så hvad er projektstyring, egentligt? ifølge PMI er det ”anvendelsen af viden, kompetencer, værktøjer og teknikker til varetagelse af projekter og for at sikre overensstemmelse med projektkrav.” For at arbejde effektivt, og nå i mål i tide og inden for budgettets rammer, skal alle involverede parter være fælles om at følge de etablerede retningslinjer, og nå frem til det aftalte resultat.          

Mange mindre organisationer kan klare sig ret godt ved brug af Google eller Excel ark, for at holde øje med fremgangen af et projekt. Men for at det kan lade sig gøre skal man have en god forståelse for projektstyringsmetoder. PMI har mange gode og dybdegående ressourcer derom (på engelsk).

Ellers kræver effektiv projektstyring, at man burger projektstyringssoftware, som Asana, Wrike, Smartsheet, mm. Der findes mange programmer, så I kan finde det, der passer bedst til jeres NGO. Se denne artikel for flere eksempler.

Hvorfor er projektstyringsværktøjer vigtige?

NGO’er arbejder hele tiden med store mål og få midler. Disse kan være mangel på frivillige, ansatte, eller andre ressourcer, som større projekter kræver. Ved brug af projektstyringsværktøjer kan organisationer planlægge og få det meste ud af de ressourcer, de har til rådighed.    

Projektstyringsværktøjer gør det muligt for organisationer at nå mere hurtigere, fordi I får et overblik over de ressourcer, I har til rådighed og hvornår de er tilgængelige. Lad og sige, at en frivillig ikke kan udføre en opgave, som tidligere aftalte – flere projektstyringsværktøjer gør det muligt for den projektansvarlige at se, hvem der ellers kunne have mulighed for at overtage opgaven. Nogle kan også vise, hvordan der kan byttes rundt på tingene, for at I kan holde jer på sporet med vigtige opgaver.        

Uanset organisationens størrelse kan projektstyringssoftware hjælp alle med at være på samme side. Lederne kan koordinere sideløbende projekter. Softwaren kan også bruges til at arbejde på tværs af afdelinger virtuelt, eksempelvis kan den fundraisingansvarlige se nyhedsbrevene eller markedsføringen for deres events, i realtid. 

Projektstyringssoftware kan også belyse samarbejdsmuligheder, eksempelvis kan den, der står for nyhedsbrevet hurtigere se, hvornår indholdet er færdiggjort og starte med den grafiske opsætning. Dette skaber en arbejdsgang, hvor folk får besked, når en opgave er færdiggjort, og den næste del af processen kan begynde. Man er ikke nødt til at vente og høre, da medarbejderne får besked med det samme.    

Disse værktøjer kan også hjælpe NGO’er med at udføre gentagende opgaver – atter en gang. Det kan, f.eks., være nyhedsbreve, artikler eller opdatering på sociale medier. Dertil kan man nemt oprette skabeloner, så man ikke skal genopfinde den dybe tallerken, hver gang visse gentagende opgaver skal gøres.      

Derudover kan projektstyringssystemer være med til at understøtte samarbejde på tværs af arbejdssted, siden mange NGO’er kun har få medarbejdere eller medarbejdere, som ikke arbejder fra hovedkontoret. Fordi man kan se, hvem der er ansvarlig for hvad har man nemmere ved at arbejde sammen.      

Eksempelvis, bliver alt noteret og gemt ét centralt sted, så man også kan se, hvad der er sket i fortiden. Hvis et nyt projekt bliver oprettet på baggrund af et gammelt ét, er det nemt at gå tilbage, for at se på, hvad der fungerede og hvad, der kunne være blevet gjort anderledes. I kan også genbruge billedere fra tidligere kampanger ved at gemme dem i systemet; i stedet for at skulle sortere i filer og mailkorrespondancer kan I samle alle de vigtige dokumenter ét sted.             

Den nye the Asana Discount Program fra TechSoup

Nu hvor vi har gennemgået de mange måder, hvorpå projektstyringssoftware kan hjælpe jeres NGO, lad og se nærmere på Asana. Dette populære værktøj har TechSoup netop tilføjet til produktkataloget. Det kunne være, det var noget for jer.  

Hovedfunktioner

Asana gør det muligt for flere mennesker og grupper at oprette opgaver, skemalægge projekter, invitere til samarbejde og spore arbejdsgange. Man kan nemt oprette påmindelser for vigtige ting, som telefonopkald, og softwarens fleksibilitet betyder, at alle samarbejdspartneres behov kan blive dækket. Når et projekt er oprettet kan man nemt spore specifikke opgaver som de færdiggøres, og tagge andre direkte på brugeroverfladen. Man kan se opgaverne i forskellige formater, som noter, lister, eller punkter i et kalender – hvad end der fortrækkes.

Find alt I har brug for, for at komme i gang i denne guide, udgivet af Asana.    

Asana Premium v. Asana Business

En gratis version med begrænset funktionalitet er tilgængelig gennem Asana, men I kan få en 50proocentsrabat på enten Premium- eller Businessversionen gennem TechSoup.

Med Premium får I adgang til følgende funktioner:

  • Timeline (en avanceret skemalægningsfunktion)
  • Avancerede søgning og afrapportering
  • Tilpassede felter
  • Opgavesporing
  • Privatgrupper og -projekter
  • Premium indhold på Asana Academy

Disse er vigtige funktioner, for at effektivisere projekter, som har komplekse elementer. Vi anbefaler, som det mindste, denne program, hvis I ønsker at implementere et projektstyringssystem ved jeres NGO.      

Har jeres organisation brug for endnu flere funktioner er Business måske løsningen for jer. Her får I alt fra Premium, samt endnu flere avancerede funktioner læse mere på Asana Business siden.

Tips for implementeringen af et nyt projektstyringssystem

Uanset hvilke løsning, I vælger er en velovervejet implementeringsplan nøglen til succes. Det kan være svært at introducere et projektstyringssystem, for det kræver en omlægning af arbejdsgange. Derfor er det vigtigt at have en plan, for at sikre at alle er på samme side. Følgende er nogle tips til en gnidningsfri overgang.     

1. Vælg det rette system for jeres NGO.

Inden I springer ud i softwarevirvaret, brug noget tid på at undersøge de forskellige typer og funktioner, der findes. Matika Angkatavanich, markedsføringsansvarlig ved TechSoup, har stået for implementering af vores projektstyringssystem. Hun mener, at det første man skal tage højde for er brugernes præferencer, ift. teknologitype. ”Derefter kan man finde en løsning, som passer til organisationens behov og eksisterende arbejdsgange. Lad jer ikke distrahere af det nye og spænende, hvis det ikke gør sig gældende for jeres organisations struktur og programmer.”     

2. Få input fra alle organisationens lag.

For at et projektstyringssystem kan være mest effektiv skal alle I organisationen anerkende dets brug. Det betyder også, at redskabet bliver dét man henviser til, når man skal se, hvordan det står til ift. færdiggørelsen af et projekt.

”Det er vigtigt, at få input fra lederne, når det nye system vælges. Det øger sandsynligheden for, at de vil stå i spidsen for de ændringer, som skal ske i deres teams,” siger Matika.    

3. Vær tålmodigt. Kommunikere tydligt og tit.

"Omstilling kan være svært" siger Matika. "Være talmodigt og hvis I flytter fra ét system til det næste hav en solid overflytningsstrategi. Hvis det hele er nyt hav et udrulningsstrategi, som passer til jeres team.” Matika understrejer også vigtigheden af at kommunikere ud, hvorfor denne store ændring finder sted. ”Fortæl hvorfor, I har brug for dette værktøj, hvordan det kommer til at ændre arbejdsgange, hvad tidshorisonten er, hvor man kan finde træning ressourcer, hvor man finder det gamle data – eller hvem man kan kontakte, hvis man har spørgsmål, kommentarer eller vil give feedback”, siger hun.       

4. Invester I træning.

Når det kommer til lanceringen af ny software kan det virkelig betale sig at afsætte tid til grundig oplæring. Som regel tilbydes der online træningsmodeler, nogle gange også ”akademier”, for at man kan komme godt fra start. Alternativt kan I også hyre en ekspert fra udbyderen (eller andetsteds) for at hjælpe med udrulningen.

Det er dog vigtigt også at involvere organisationernes medarbejdere. ”Når det er tid til udrulningen find nogle ambassadør – og lederne – som kan være forgængere.” Hun forsætter, ”de kan hjælpe med at demonstrere værktøjets fordele, og de kan hjælpe andre med at bruge det.”

Til sidst skal man huske på, at det nok ikke går perfekt første gang. Vær åbent over for feedback, og at ændre strategien, for at optimere arbejdet efter behov. Én ting er dog sikker: En fuldudviklet og velfungerende projektstyringssystem sparer jeres NGO for tid og penge, så I kan bruge jeres kræfter, hvor de virkelig tæller.

BACK TO TOP